Termini di Servizio per Recruiter

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1. Premessa e Definizioni

I presenti Termini di Servizio per Recruiter ("Termini") regolano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma SCOVAI ("Piattaforma") da parte di organizzazioni e dei loro utenti autorizzati ("Tenant", "Recruiter", "tu", "tuo") per finalità di reclutamento e selezione del personale. La Piattaforma è gestita da OmniSage LLC ("SCOVAI", "noi", "nostro"), una società a responsabilità limitata del New Mexico.

Creando un account Tenant, accedendo o utilizzando la Piattaforma, riconosci di aver letto, compreso e di accettare di essere vincolato dai presenti Termini, dalla nostra Informativa sulla Privacy e dalla nostra Politica sui Cookie.

1.1 Definizioni

• "Piattaforma" indica l'applicazione web SCOVAI, le API, i servizi worker e tutti i servizi associati disponibili su scovai.com e i suoi sottodomini.
• "Tenant" indica un'organizzazione che ha registrato un account SCOVAI e creato un workspace per finalità di reclutamento.
• "Recruiter" indica qualsiasi utente con permessi di recruiter all'interno di un workspace Tenant.
• "Candidato" indica una persona i cui dati vengono elaborati attraverso la Piattaforma per finalità di reclutamento, sia proveniente da candidature dirette, tramite applicazioni o attraverso la CV Bank.
• "Mike" (M.I.K.E.) indica Multirole Intelligence for Knowledge & Empowerment, la persona AI che gestisce tutte le interazioni basate sull'intelligenza artificiale sulla Piattaforma.
• "Cortex" indica il motore AI che alimenta Mike, instradando ogni attività di IA tramite un gateway configurato centralmente e auditato verso fornitori di IA selezionati. La configurazione è disponibile tramite il pannello di amministrazione in /admin/ai-config.
• "Posizione" indica un annuncio di lavoro creato e pubblicato attraverso la Piattaforma.
• "Punteggio" indica la valutazione numerica generata dall'AI dell'idoneità di un Candidato per una specifica Posizione, basata sull'analisi semantica.
• "Contenuto" indica qualsiasi dato, testo, documento, immagine o materiale caricato o generato attraverso la Piattaforma.

2. Account e Configurazione Tenant

2.1 Un Tenant per organizzazione

Ogni organizzazione dovrebbe mantenere un unico workspace Tenant. Quando un nuovo recruiter si registra con un dominio email che corrisponde a un Tenant esistente, viene creata una richiesta di adesione che l'amministratore del Tenant esistente può approvare o rifiutare.

2.2 Responsabilità dell'account

L'amministratore del Tenant (proprietario) è responsabile di:

• Gestire l'accesso e i permessi degli utenti all'interno del workspace
• Assicurarsi che tutti gli utenti del Tenant rispettino i presenti Termini
• Mantenere la sicurezza di tutte le credenziali dell'account
• Mantenere aggiornate le informazioni aziendali e di fatturazione

2.3 Verifica del dominio

Potremmo verificare il dominio e l'identità aziendale della tua organizzazione. I Tenant che utilizzano provider di email gratuiti (Gmail, Outlook, ecc.) potrebbero avere funzionalità limitate fino al completamento della verifica del dominio.

3. Piani di Servizio e Fatturazione

3.1 Piani disponibili

3.2 Termini di fatturazione

Gli abbonamenti sono fatturati mensilmente o annualmente tramite Stripe. I prezzi sono fissi per mercato valutario utilizzando il sistema PlanCurrencyPrice. La valuta viene bloccata per Cliente Stripe dopo il primo abbonamento. Ci riserviamo il diritto di modificare le funzionalità e i prezzi dei piani con un preavviso di 30 giorni agli abbonati esistenti.

3.3 Cancellazione

Puoi cancellare il tuo abbonamento in qualsiasi momento. La cancellazione ha effetto alla fine del periodo di fatturazione corrente. Dopo la cancellazione, il tuo workspace e i dati vengono conservati per 90 giorni. Non vengono forniti rimborsi proporzionali per periodi parziali.

4. Descrizione del Servizio e SLA

4.1 Servizi della Piattaforma

SCOVAI fornisce strumenti di reclutamento basati sull'AI tra cui:

• Creazione e pubblicazione di posizioni con generazione assistita dall'AI delle descrizioni di lavoro
• Analisi CV, punteggio e matching semantico rispetto ai requisiti della posizione
• Screening automatizzato dei candidati e shortlisting AI
• Valutazioni tecniche, psicometriche e cognitive
• Interviste ai candidati condotte dall'AI tramite Mike
• Analisi dei candidati, reportistica e gestione della pipeline dei talenti
• Integrazione email inbox per il sourcing dei candidati dalle candidature in entrata
• Attribuzione delle sorgenti e tracciamento dei canali

4.2 Disponibilità del servizio

Ci proponiamo di mantenere un'alta disponibilità ma non garantiamo un servizio ininterrotto. La manutenzione programmata verrà comunicata in anticipo ove possibile. La Piattaforma è fornita "così com'è" e "come disponibile".

5. Funzionalità AI e Obbligo di Supervisione Umana

5.1 Natura degli output AI

SCOVAI utilizza l'intelligenza artificiale per analizzare CV, valutare candidati, generare valutazioni, condurre interviste e produrre report. Gli output AI sono raccomandazioni e strumenti per assistere il processo decisionale umano — non sono deterministici o infallibili.

5.2 Requisito di supervisione umana (EU AI Act)

In conformità con l'EU AI Act (Regolamento 2024/1689), che classifica i sistemi AI utilizzati nel reclutamento come ad alto rischio, riconosci e accetti che:

• Punteggi, classifiche, valutazioni e shortlist generati dall'AI devono essere revisionati da un essere umano qualificato prima di prendere decisioni di assunzione
• La Piattaforma fornisce informazioni sulla spiegabilità per tutti gli output AI per facilitare una supervisione umana significativa
• Non ti affiderai esclusivamente agli output automatizzati per decisioni che influenzano significativamente i candidati
• Sei responsabile di garantire che il tuo utilizzo delle funzionalità AI sia conforme alle leggi applicabili in materia di lavoro e antidiscriminazione
• Il sistema Integrity Shield è esclusivamente consultivo e non deve mai essere utilizzato come unica base per il rifiuto di un candidato

5.3 Accuratezza e bias dell'AI

Pur impegnandoci per l'accuratezza e l'equità, gli output AI possono contenere errori o pregiudizi. Forniamo strumenti di monitoraggio del bias e dashboard di trasparenza, ma la responsabilità ultima per pratiche di assunzione eque ricade sul Tenant. Consulta la nostra pagina Trasparenza EU AI Act per informazioni dettagliate.

6. Condizioni di Trattamento dei Dati (GDPR Art. 28)

6.1 Ruoli

Per il trattamento dei dati personali dei Candidati attraverso la Piattaforma:

• Il Tenant agisce come Titolare del Trattamento — determini le finalità e i mezzi del trattamento dei dati dei Candidati per le tue attività di reclutamento.
• SCOVAI agisce come Responsabile del Trattamento — trattiamo i dati dei Candidati per tuo conto e secondo le tue istruzioni, come delineato nei presenti Termini e nell'Informativa sulla Privacy.

6.2 Istruzioni di trattamento

Trattiamo i dati dei Candidati esclusivamente per la finalità di fornire il Servizio come descritto nei presenti Termini. Non tratteremo i dati dei Candidati per qualsiasi altra finalità senza il tuo previo consenso scritto.

6.3 Sub-responsabili

Utilizziamo le seguenti categorie di sub-responsabili:

• Infrastruttura: Servizi di hosting cloud e database all'interno dell'UE
• Elaborazione AI: Fornitori di IA nominati — Anthropic (Claude API) e OpenAI — sotto accordi di trattamento dei dati, tramite un gateway configurato centralmente e auditato; i dati dei candidati sono conservati sui nostri server nello SEE e i dati API non vengono usati per addestrare i modelli dei fornitori
• Pagamenti: Stripe per fatturazione e gestione degli abbonamenti
• Email: Servizi SMTP per comunicazioni transazionali

Ti informeremo prima di aggiungere nuovi sub-responsabili e ti forniremo l'opportunità di opporti.

6.4 Sicurezza dei dati

Implementiamo misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati dei Candidati, inclusa la crittografia a riposo e in transito, controlli di accesso, registrazione degli audit e valutazioni periodiche della sicurezza. I dettagli sono disponibili nella nostra Politica GDPR.

6.5 Notifica di violazione dei dati

In caso di violazione dei dati personali che interessa i dati dei Candidati, ti informeremo senza ingiustificato ritardo e in ogni caso entro 72 ore dal momento in cui ne siamo venuti a conoscenza, fornendo tutte le informazioni necessarie per adempiere ai tuoi obblighi di notifica ai sensi dell'Articolo 33 del GDPR.

6.6 Conservazione e cancellazione dei dati

Alla cessazione del tuo abbonamento, conserveremo i dati del tuo workspace per 90 giorni per consentire l'esportazione dei dati. Dopo tale periodo, tutti i dati dei Candidati trattati per tuo conto saranno cancellati o anonimizzati, salvo quando la conservazione è richiesta dalla legge.

7. Proprietà Intellettuale

7.1 I tuoi contenuti

Mantieni la proprietà di tutti i Contenuti che carichi sulla Piattaforma (descrizioni di lavoro, informazioni aziendali, materiali di reclutamento). Caricando Contenuti, concedi a SCOVAI una licenza limitata e non esclusiva per elaborarli nella misura necessaria per fornire il Servizio.

7.2 Proprietà intellettuale della Piattaforma

La Piattaforma, il suo design, i modelli AI, le metodologie di valutazione, gli algoritmi di punteggio e matching e tutta la proprietà intellettuale associata sono di proprietà di OmniSage LLC e protetti dalle leggi applicabili sulla proprietà intellettuale, incluso il Brevetto PCT/IB2026/052435. Non è consentito copiare, modificare o creare opere derivate basate sulla Piattaforma.

7.3 Contenuti generati dall'AI

I contenuti generati dall'AI della Piattaforma (descrizioni di lavoro, report sui candidati, raccomandazioni di shortlist, report delle valutazioni) sono forniti per il tuo utilizzo nell'ambito delle tue attività di reclutamento. Puoi utilizzare le descrizioni di lavoro generate dall'AI anche esternamente.

8. Termini API (Piano ELITE)

Se il tuo piano include l'accesso API:

• Le chiavi API vengono emesse per Tenant e devono essere mantenute sicure. Sei responsabile di tutte le attività condotte tramite le tue chiavi API.
• Le chiavi API devono essere ruotate periodicamente e non devono essere condivise con parti non autorizzate o incorporate nel codice lato client.
• I limiti di frequenza e le quote di utilizzo sono applicati per piano. Il superamento dei limiti può comportare una limitazione temporanea.
• Devi rispettare la documentazione API e le specifiche dei webhook.
• Possiamo revocare l'accesso API se viene utilizzato in violazione dei presenti Termini o in modo che minacci la stabilità della Piattaforma.
• L'API è fornita "così com'è" e ci riserviamo il diritto di modificare gli endpoint con ragionevole preavviso.

9. Responsabilità sui Dati dei Candidati

In qualità di Titolare del Trattamento, sei responsabile di:

• Assicurarti di avere una base giuridica (inclusa l'ottenimento dei consensi necessari) per il trattamento dei dati dei Candidati attraverso la Piattaforma
• Rispondere alle richieste dei Candidati relative ai diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità) in modo tempestivo
• Non utilizzare punteggi generati dall'AI, segnali di integrità o risultati delle valutazioni come unica base per decisioni automatizzate che producono effetti giuridici o analogamente significativi sui Candidati
• Assicurarti che le decisioni di reclutamento siano conformi alle leggi applicabili in materia di lavoro e antidiscriminazione nella tua giurisdizione
• Fornire adeguate informative sulla privacy ai Candidati riguardo al tuo utilizzo della Piattaforma

Consulta la nostra Informativa sulla Privacy e la Politica GDPR per informazioni dettagliate sul trattamento dei dati.

10. Riservatezza

Ciascuna parte si impegna a mantenere la riservatezza delle informazioni riservate dell'altra parte e a non divulgarle a terzi senza previo consenso scritto, salvo:

• Quando richiesto dalla legge o da un'autorità di regolamentazione
• A consulenti professionali vincolati da obblighi di riservatezza
• Informazioni che diventano pubblicamente disponibili senza colpa della parte ricevente

Le informazioni riservate includono ma non sono limitate a: termini di prezzo, chiavi API, metodologie proprietarie di valutazione e funzionalità non pubbliche della Piattaforma.

11. Condotta Vietata

Accetti di non:

• Utilizzare la Piattaforma per qualsiasi scopo illegale o in violazione delle leggi antidiscriminazione in materia di lavoro
• Caricare annunci di lavoro o informazioni aziendali false, fuorvianti o fraudolente
• Tentare di decompilare, disassemblare o estrarre modelli AI, algoritmi o contenuti delle valutazioni
• Utilizzare la Piattaforma per costruire un prodotto o servizio concorrente
• Aggirare misure di sicurezza, limiti di frequenza, limiti del piano o controlli di accesso
• Condividere chiavi API o credenziali con parti non autorizzate
• Utilizzare punteggi generati dall'AI, segnali di integrità o valutazioni automatizzate come unica base per decisioni di assunzione senza supervisione umana
• Effettuare scraping, raccolta o download massivo dei dati dei Candidati dalla Piattaforma
• Utilizzare la Piattaforma per elaborare dati per finalità diverse dal reclutamento e dalla gestione dei talenti

12. Limitazione di Responsabilità

Nella misura massima consentita dalla legge applicabile:

• SCOVAI non sarà responsabile per danni indiretti, incidentali, consequenziali, speciali o punitivi derivanti dal tuo utilizzo del Servizio, inclusi ma non limitati a perdita di profitti, dati o opportunità commerciali
• La nostra responsabilità aggregata totale per qualsiasi reclamo non supererà le tariffe da te pagate nei 12 mesi precedenti l'evento che ha dato origine al reclamo
• Non siamo responsabili per decisioni di assunzione prese utilizzando output AI, né per controversie lavorative, reclami per discriminazione o azioni regolatorie derivanti dall'utilizzo della Piattaforma
• Non siamo responsabili per l'accuratezza, completezza o idoneità dei dati dei Candidati caricati dai Candidati o da terze parti

13. Indennizzo

Accetti di indennizzare, difendere e tenere indenne OmniSage LLC, i suoi dirigenti, amministratori, dipendenti e agenti da e contro qualsiasi reclamo, danno, perdita, responsabilità, costo e spesa (incluse le ragionevoli spese legali) derivanti da:

• La tua violazione dei presenti Termini
• Il tuo utilizzo della Piattaforma in violazione delle leggi applicabili in materia di lavoro, protezione dei dati o antidiscriminazione
• Decisioni di assunzione prese sulla base degli output della Piattaforma senza adeguata supervisione umana
• Il tuo mancato rispetto del GDPR o di altri obblighi di protezione dei dati in qualità di Titolare del Trattamento
• Qualsiasi reclamo di terze parti derivante dalle tue attività di reclutamento condotte attraverso la Piattaforma

14. Esclusioni di Garanzia

La Piattaforma è fornita "così com'è" e "come disponibile". Non forniamo alcuna garanzia, espressa o implicita, riguardo a:

• L'accuratezza, completezza o affidabilità di punteggi, valutazioni o raccomandazioni generati dall'AI
• L'idoneità di qualsiasi Candidato per qualsiasi posizione
• La disponibilità o il funzionamento ininterrotto della Piattaforma
• La conformità degli output AI con specifiche leggi sul lavoro nella tua giurisdizione
• L'assenza di bias nelle valutazioni o nei punteggi generati dall'AI

15. Durata e Risoluzione

15.1 Durata

I presenti Termini rimangono in vigore per tutto il tempo in cui mantieni un account Tenant attivo sulla Piattaforma.

15.2 Risoluzione da parte tua

Puoi cancellare il tuo abbonamento e chiudere il tuo workspace in qualsiasi momento. Dopo la chiusura, i tuoi dati verranno conservati per 90 giorni per consentire l'esportazione dei dati, dopo di che verranno cancellati definitivamente.

15.3 Risoluzione da parte nostra

Possiamo sospendere o chiudere il tuo account se violi i presenti Termini, non paghi le tariffe di abbonamento o svolgi attività che minacciano la Piattaforma o altri utenti. Forniremo un preavviso di risoluzione ove possibile e un'opportunità ragionevole per esportare i tuoi dati.

15.4 Effetti della risoluzione

Al momento della risoluzione, il tuo diritto di accesso alla Piattaforma cessa. Le Sezioni 6 (obblighi di trattamento dei dati), 7, 9, 10, 12, 13 e 14 sopravvivono alla risoluzione.

16. Risoluzione delle Controversie e Legge Applicabile

16.1 Legge applicabile

I presenti Termini sono regolati e interpretati in conformità con le leggi dello Stato del New Mexico, USA, senza riguardo alle sue norme sul conflitto di leggi. Qualora tu sia stabilito nell'Unione Europea, si applicano anche le disposizioni imperative del diritto dell'UE (inclusi il GDPR e l'EU AI Act).

16.2 Procedura di risoluzione

In caso di controversia, accetti di tentare prima la risoluzione attraverso negoziazione informale contattandoci a [email protected]. Se la controversia non viene risolta entro 30 giorni, ciascuna parte può perseguire la risoluzione attraverso arbitrato vincolante o i tribunali competenti dello Stato del New Mexico, o la tua giurisdizione locale ove richiesto dalla legge applicabile.

17. Disposizioni Varie

• Intero accordo: I presenti Termini, insieme all'Informativa sulla Privacy, alla Politica sui Cookie, alla Politica GDPR e a qualsiasi modulo d'ordine applicabile, costituiscono l'intero accordo tra te e SCOVAI riguardo al tuo utilizzo della Piattaforma come Recruiter.
• Separabilità: Se una disposizione dei presenti Termini viene ritenuta inapplicabile, le restanti disposizioni rimarranno pienamente in vigore.
• Rinuncia: La mancata applicazione di una disposizione non costituirà una rinuncia a tale disposizione.
• Cessione: Possiamo cedere i presenti Termini in relazione a una fusione, acquisizione o vendita di asset. Non puoi cedere i tuoi diritti ai sensi dei presenti Termini senza il nostro previo consenso scritto.
• Modifiche: Possiamo aggiornare i presenti Termini con un preavviso di 30 giorni. L'uso continuato dopo la data di efficacia costituisce accettazione. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email e con un avviso sulla Piattaforma.
• Forza maggiore: Nessuna delle parti sarà responsabile per ritardi o mancata esecuzione dovuti a circostanze al di fuori del suo ragionevole controllo.

Marketplace and Agentic Services Addendum

English legal addendum: This addendum forms part of the Recruiter Terms and applies to AI Agents, agentic plans, and marketplace services.

• Review and publication: Marketplace listings, AI Agents, vendor profiles, pricing, claims, and updates are subject to operational, security, legal, billing, and quality review. Submission, testing, approval discussions, or technical integration do not guarantee publication, continued availability, ranking, promotion, revenue, customer adoption, or any go-live date. SCOVAI may reject, delay, suspend, delist, remove, or require changes to any AI Agent, listing, vendor account, integration, or related content where reasonably necessary for legal, security, compliance, platform integrity, billing, reputational, or user safety reasons.
• Vendor responsibility: Marketplace Vendors are responsible for the AI Agents and related materials they provide, including agent content, prompts, instructions, documentation, claims, data handling, third-party tools, intellectual property rights, security controls, regulatory compliance, and support commitments. SCOVAI review does not transfer those responsibilities to SCOVAI.
• Customer use and audits: Tenants are responsible for selecting, configuring, instructing, supervising, and using AI Agents in their own environment. AI Agent outputs are decision-support materials and must be reviewed by an accountable human supervisor before use in employment, compliance, legal, financial, or similarly significant decisions. Tenants and Vendors must cooperate with reasonable audits, investigations, takedown reviews, incident response, and information requests related to AI Agent use, data handling, billing, or compliance.
• Pricing, currency, and subscriptions: AI Agents, marketplace subscriptions, and agentic plan components may be priced separately from core recruiter plans, including per-agent, per-seat, usage-based, monthly, or annual charges. Published prices may vary by currency, jurisdiction, tax treatment, agent tier, subscription term, and vendor commercial terms. Applicable taxes may be added at checkout or invoicing.
• Ledger and reconciliation: Marketplace vendor payouts, revenue shares, credits, and adjustments are administered through SCOVAI's internal ledger and periodic reconciliation process. Ledger balances are accounting records only and do not create an automatic bank transfer, stored-value account, or entitlement to immediate payout. Payouts are subject to vendor onboarding, tax documentation, fraud checks, chargebacks, refunds, sanctions screening, contractual set-off, and applicable law.
• No outcome commitments: AI Agents and marketplace services are provided on an as-is and as-available basis unless a separate written agreement states otherwise. SCOVAI does not guarantee business results, revenue, publication, deployment dates, hiring outcomes, productivity gains, compliance outcomes, customer acceptance, or uninterrupted operation.

18. Informazioni di Contatto

Per domande sui presenti Termini:

• Email: [email protected]
• Operatore: OmniSage LLC, New Mexico, USA
• Entity ID: 0008015447
• Sito web: scovai.com