Términos de Servicio para Reclutadores

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1. Preámbulo y Definiciones

Los presentes Términos de Servicio para Reclutadores («Términos») regulan el acceso y el uso de la plataforma SCOVAI («Plataforma») por parte de organizaciones y sus usuarios autorizados («Tenant», «Reclutador», «usted», «su») con fines de reclutamiento y selección de personal. La Plataforma es operada por OmniSage LLC («SCOVAI», «nosotros», «nuestro»), una sociedad de responsabilidad limitada de New Mexico.

Al crear una cuenta de Tenant, acceder o utilizar la Plataforma, usted reconoce que ha leído, comprendido y acepta estar vinculado por los presentes Términos, nuestra Política de Privacidad y nuestra Política de Cookies.

1.1 Definiciones

• «Plataforma» se refiere a la aplicación web SCOVAI, las API, los servicios worker y todos los servicios asociados disponibles en scovai.com y sus subdominios.
• «Tenant» se refiere a una organización que ha registrado una cuenta SCOVAI y creado un espacio de trabajo con fines de reclutamiento.
• «Reclutador» se refiere a cualquier usuario con permisos de reclutador dentro de un espacio de trabajo de Tenant.
• «Candidato» se refiere a una persona cuyos datos se procesan a través de la Plataforma con fines de reclutamiento, ya sea por candidaturas directas, mediante postulaciones o a través de la CV Bank.
• «Mike» (M.I.K.E.) se refiere a Multirole Intelligence for Knowledge & Empowerment, el personaje de IA que gestiona todas las interacciones basadas en inteligencia artificial en la Plataforma.
• «Cortex» se refiere al motor de IA que impulsa a Mike, combinando modelos de IA locales y proveedores de IA en la nube. La configuración está disponible a través del panel de administración en /admin/ai-config.
• «Posición» se refiere a una oferta de empleo creada y publicada a través de la Plataforma.
• «Score» se refiere a la evaluación numérica generada por IA de la idoneidad de un Candidato para una Posición específica, basada en análisis semántico.
• «Contenido» se refiere a cualquier dato, texto, documento, imagen o material cargado o generado a través de la Plataforma.

2. Cuenta y Configuración del Tenant

2.1 Un Tenant por organización

Cada organización debería mantener un único espacio de trabajo de Tenant. Cuando un nuevo reclutador se registra con un dominio de correo electrónico que coincide con un Tenant existente, se crea una solicitud de adhesión que el administrador del Tenant existente puede aprobar o rechazar.

2.2 Responsabilidad de la cuenta

El administrador del Tenant (propietario) es responsable de:

• Gestionar el acceso y los permisos de los usuarios dentro del espacio de trabajo
• Asegurarse de que todos los usuarios del Tenant cumplan con los presentes Términos
• Mantener la seguridad de todas las credenciales de la cuenta
• Mantener actualizada la información de la empresa y de facturación

2.3 Verificación del dominio

Podemos verificar el dominio y la identidad empresarial de su organización. Los Tenants que utilicen proveedores de correo electrónico gratuitos (Gmail, Outlook, etc.) pueden tener funcionalidades limitadas hasta que se complete la verificación del dominio.

3. Planes de Servicio y Facturación

3.1 Planes disponibles

3.2 Condiciones de facturación

Las suscripciones se facturan mensual o anualmente a través de Stripe. Los precios son fijos por mercado de divisas utilizando el sistema PlanCurrencyPrice. La divisa se bloquea por Cliente de Stripe después de la primera suscripción. Nos reservamos el derecho de modificar las funcionalidades y precios de los planes con un preaviso de 30 días para los suscriptores existentes.

3.3 Cancelación

Puede cancelar su suscripción en cualquier momento. La cancelación tiene efecto al final del período de facturación actual. Tras la cancelación, su espacio de trabajo y datos se conservan durante 90 días. No se proporcionan reembolsos prorrateados por períodos parciales.

4. Descripción del Servicio y SLA

4.1 Servicios de la Plataforma

SCOVAI proporciona herramientas de reclutamiento basadas en IA que incluyen:

• Creación y publicación de posiciones con generación asistida por IA de descripciones de puestos
• Análisis de CV, puntuación y matching semántico contra los requisitos de la posición
• Preselección automatizada de candidatos y shortlisting por IA
• Evaluaciones técnicas, psicométricas y cognitivas
• Entrevistas de candidatos conducidas por IA a través de Mike
• Análisis de candidatos, reportes y gestión del pipeline de talento
• Integración de bandeja de entrada de correo para la captación de candidatos desde candidaturas entrantes
• Atribución de fuentes y seguimiento de canales

4.2 Disponibilidad del servicio

Nos esforzamos por mantener una alta disponibilidad pero no garantizamos un servicio ininterrumpido. El mantenimiento programado se comunicará con antelación cuando sea posible. La Plataforma se proporciona «tal cual» y «según disponibilidad».

5. Funcionalidades de IA y Obligación de Supervisión Humana

5.1 Naturaleza de las salidas de IA

SCOVAI utiliza la inteligencia artificial para analizar CVs, evaluar candidatos, generar evaluaciones, conducir entrevistas y producir informes. Las salidas de IA son recomendaciones y herramientas para asistir la toma de decisiones humana — no son determinísticas ni infalibles.

5.2 Requisito de supervisión humana (EU AI Act)

De conformidad con el EU AI Act (Reglamento 2024/1689), que clasifica los sistemas de IA utilizados en el reclutamiento como de alto riesgo, usted reconoce y acepta que:

• Las puntuaciones, clasificaciones, evaluaciones y shortlists generadas por IA deben ser revisadas por un ser humano cualificado antes de tomar decisiones de contratación
• La Plataforma proporciona información de explicabilidad para todas las salidas de IA para facilitar una supervisión humana significativa
• Usted no se basará exclusivamente en las salidas automatizadas para decisiones que afecten significativamente a los candidatos
• Usted es responsable de asegurar que su uso de las funcionalidades de IA cumpla con las leyes aplicables de empleo y antidiscriminación
• El sistema Integrity Shield es exclusivamente consultivo y nunca debe utilizarse como única base para el rechazo de un candidato

5.3 Exactitud y sesgo de la IA

Aunque nos esforzamos por la exactitud y la equidad, las salidas de IA pueden contener errores o sesgos. Proporcionamos herramientas de monitoreo de sesgos y paneles de transparencia, pero la responsabilidad última de las prácticas de contratación justas recae en el Tenant. Consulte nuestra página de Transparencia EU AI Act para información detallada.

6. Acuerdo de Tratamiento de Datos (RGPD Art. 28)

6.1 Roles

Para el tratamiento de datos personales de los Candidatos a través de la Plataforma:

• El Tenant actúa como Responsable del Tratamiento — usted determina las finalidades y los medios del tratamiento de datos de los Candidatos para sus actividades de reclutamiento.
• SCOVAI actúa como Encargado del Tratamiento — tratamos los datos de los Candidatos por su cuenta y según sus instrucciones, como se describe en los presentes Términos y en la Política de Privacidad.

6.2 Instrucciones de tratamiento

Tratamos los datos de los Candidatos exclusivamente con la finalidad de prestar el Servicio como se describe en los presentes Términos. No trataremos los datos de los Candidatos para ninguna otra finalidad sin su consentimiento previo por escrito.

6.3 Subencargados

Utilizamos las siguientes categorías de subencargados:

• Infraestructura: Servicios de alojamiento en la nube y bases de datos dentro de la UE
• Procesamiento de IA: Infraestructura GPU local (sin IA en la nube externa para el tratamiento de datos de candidatos, con la excepción de la API de Anthropic Claude exclusivamente para la generación de descripciones de puestos)
• Pagos: Stripe para facturación y gestión de suscripciones
• Correo electrónico: Servicios SMTP para comunicaciones transaccionales

Le informaremos antes de añadir nuevos subencargados y le daremos la oportunidad de oponerse.

6.4 Seguridad de los datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos de los Candidatos, incluyendo cifrado en reposo y en tránsito, controles de acceso, registro de auditorías y evaluaciones periódicas de seguridad. Los detalles están disponibles en nuestra Política RGPD.

6.5 Notificación de violación de datos

En caso de una violación de datos personales que afecte a los datos de los Candidatos, le informaremos sin demora injustificada y en todo caso dentro de las 72 horas siguientes al momento en que tengamos conocimiento, proporcionando toda la información necesaria para que pueda cumplir con sus obligaciones de notificación en virtud del Artículo 33 del RGPD.

6.6 Conservación y eliminación de datos

Al finalizar su suscripción, conservaremos los datos de su espacio de trabajo durante 90 días para permitir la exportación de datos. Después de dicho período, todos los datos de los Candidatos tratados por su cuenta serán eliminados o anonimizados, salvo cuando la conservación sea requerida por ley.

7. Propiedad Intelectual

7.1 Sus contenidos

Usted conserva la propiedad de todos los Contenidos que carga en la Plataforma (descripciones de puestos, información de la empresa, materiales de reclutamiento). Al cargar Contenidos, otorga a SCOVAI una licencia limitada y no exclusiva para procesarlos en la medida necesaria para prestar el Servicio.

7.2 Propiedad intelectual de la Plataforma

La Plataforma, su diseño, los modelos de IA, las metodologías de evaluación, los algoritmos de puntuación y matching y toda la propiedad intelectual asociada son propiedad de OmniSage LLC y están protegidos por las leyes aplicables de propiedad intelectual, incluida la Patente PCT/IB2026/052435. No está permitido copiar, modificar o crear obras derivadas basadas en la Plataforma.

7.3 Contenidos generados por IA

Los contenidos generados por IA de la Plataforma (descripciones de puestos, informes sobre candidatos, recomendaciones de shortlist, informes de evaluación) se proporcionan para su uso en el marco de sus actividades de reclutamiento. Puede utilizar las descripciones de puestos generadas por IA también externamente.

8. Condiciones de API (Plan ELITE)

Si su plan incluye acceso API:

• Las claves API se emiten por Tenant y deben mantenerse seguras. Usted es responsable de todas las actividades realizadas a través de sus claves API.
• Las claves API deben rotarse periódicamente y no deben compartirse con partes no autorizadas ni incorporarse en código del lado del cliente.
• Los límites de frecuencia y las cuotas de uso se aplican por plan. Exceder los límites puede resultar en una limitación temporal.
• Debe cumplir con la documentación de la API y las especificaciones de los webhooks.
• Podemos revocar el acceso API si se utiliza en violación de los presentes Términos o de manera que amenace la estabilidad de la Plataforma.
• La API se proporciona «tal cual» y nos reservamos el derecho de modificar los endpoints con un preaviso razonable.

9. Responsabilidad sobre los Datos de los Candidatos

Como Responsable del Tratamiento, usted es responsable de:

• Asegurar una base jurídica (incluyendo la obtención de los consentimientos necesarios) para el tratamiento de datos de los Candidatos a través de la Plataforma
• Responder oportunamente a las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados de los Candidatos (acceso, rectificación, supresión, portabilidad)
• No utilizar puntuaciones generadas por IA, señales de integridad o resultados de evaluación como única base para decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o igualmente significativos sobre los Candidatos
• Asegurar que las decisiones de reclutamiento cumplan con las leyes aplicables de empleo y antidiscriminación en su jurisdicción
• Proporcionar avisos de privacidad adecuados a los Candidatos respecto a su uso de la Plataforma

Consulte nuestra Política de Privacidad y nuestra Política RGPD para información detallada sobre el tratamiento de datos.

10. Confidencialidad

Cada parte se compromete a mantener la confidencialidad de la información confidencial de la otra parte y a no divulgarla a terceros sin consentimiento previo por escrito, salvo:

• Cuando lo requiera la ley o una autoridad reguladora
• A asesores profesionales vinculados por obligaciones de confidencialidad
• Información que se haga públicamente disponible sin culpa de la parte receptora

La información confidencial incluye, entre otros: condiciones de precios, claves API, metodologías de evaluación propietarias y funcionalidades no públicas de la Plataforma.

11. Conducta Prohibida

Usted acepta no:

• Utilizar la Plataforma para cualquier propósito ilegal o en violación de las leyes antidiscriminación en materia de empleo
• Cargar ofertas de empleo o información empresarial falsa, engañosa o fraudulenta
• Intentar descompilar, desensamblar o extraer modelos de IA, algoritmos o contenidos de evaluación
• Utilizar la Plataforma para construir un producto o servicio competidor
• Eludir medidas de seguridad, límites de frecuencia, límites del plan o controles de acceso
• Compartir claves API o credenciales con partes no autorizadas
• Utilizar puntuaciones generadas por IA, señales de integridad o evaluaciones automatizadas como única base para decisiones de contratación sin supervisión humana
• Realizar scraping, recopilación o descarga masiva de datos de Candidatos de la Plataforma
• Utilizar la Plataforma para tratar datos con fines distintos al reclutamiento y la gestión de talento

12. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley aplicable:

• SCOVAI no será responsable por daños indirectos, incidentales, consecuentes, especiales o punitivos derivados de su uso del Servicio, incluyendo, entre otros, pérdida de beneficios, datos u oportunidades comerciales
• Nuestra responsabilidad total acumulada por cualquier reclamación no excederá las tarifas pagadas por usted en los 12 meses anteriores al evento que dio origen a la reclamación
• No somos responsables de las decisiones de contratación basadas en salidas de IA, ni de disputas laborales, reclamaciones por discriminación o acciones regulatorias derivadas del uso de la Plataforma
• No somos responsables de la exactitud, integridad o idoneidad de los datos de los Candidatos cargados por los Candidatos o terceros

13. Indemnización

Usted acepta indemnizar, defender y eximir de responsabilidad a OmniSage LLC, sus directivos, administradores, empleados y agentes frente a cualquier reclamación, daño, pérdida, responsabilidad, coste y gasto (incluidos los honorarios legales razonables) que surjan de:

• Su violación de los presentes Términos
• Su uso de la Plataforma en violación de las leyes aplicables de empleo, protección de datos o antidiscriminación
• Decisiones de contratación basadas en salidas de la Plataforma sin supervisión humana adecuada
• Su incumplimiento del RGPD u otras obligaciones de protección de datos como Responsable del Tratamiento
• Cualquier reclamación de terceros derivada de sus actividades de reclutamiento realizadas a través de la Plataforma

14. Exclusiones de Garantía

La Plataforma se proporciona «tal cual» y «según disponibilidad». No ofrecemos ninguna garantía, expresa o implícita, respecto a:

• La exactitud, integridad o fiabilidad de las puntuaciones, evaluaciones o recomendaciones generadas por IA
• La idoneidad de cualquier Candidato para cualquier posición
• La disponibilidad o el funcionamiento ininterrumpido de la Plataforma
• La conformidad de las salidas de IA con las leyes laborales específicas de su jurisdicción
• La ausencia de sesgos en las evaluaciones o puntuaciones generadas por IA

15. Duración y Rescisión

15.1 Duración

Los presentes Términos permanecen vigentes mientras mantenga una cuenta de Tenant activa en la Plataforma.

15.2 Rescisión por usted

Puede cancelar su suscripción y cerrar su espacio de trabajo en cualquier momento. Tras el cierre, sus datos se conservarán durante 90 días para permitir la exportación de datos, después de lo cual se eliminarán permanentemente.

15.3 Rescisión por nosotros

Podemos suspender o cerrar su cuenta si viola los presentes Términos, no paga las tarifas de suscripción o realiza actividades que amenacen la Plataforma u otros usuarios. Proporcionaremos un aviso de rescisión cuando sea posible y un plazo razonable para exportar sus datos.

15.4 Efectos de la rescisión

Tras la rescisión, su derecho de acceso a la Plataforma cesa. Las Secciones 6 (obligaciones DPA), 7, 9, 10, 12, 13 y 14 sobreviven a la rescisión.

16. Resolución de Controversias y Ley Aplicable

16.1 Ley aplicable

Los presentes Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes del Estado de New Mexico, EE. UU., sin tener en cuenta sus normas sobre conflicto de leyes. Si usted está establecido en la Unión Europea, también se aplican las disposiciones imperativas del derecho de la UE (incluyendo el RGPD y el EU AI Act).

16.2 Procedimiento de resolución

En caso de controversia, usted acepta intentar primero una resolución mediante negociación informal contactándonos en legal@scovai.com. Si la controversia no se resuelve en un plazo de 30 días, cada parte puede buscar la resolución a través de arbitraje vinculante o los tribunales competentes del Estado de New Mexico, o su jurisdicción local cuando la ley aplicable lo requiera.

17. Disposiciones Varias

• Acuerdo completo: Los presentes Términos, junto con la Política de Privacidad, la Política de Cookies, la Política RGPD y cualquier formulario de pedido aplicable, constituyen el acuerdo completo entre usted y SCOVAI respecto a su uso de la Plataforma como Reclutador.
• Divisibilidad: Si alguna disposición de los presentes Términos se considera inaplicable, las disposiciones restantes permanecerán plenamente vigentes.
• Renuncia: La falta de aplicación de una disposición no constituirá una renuncia a dicha disposición.
• Cesión: Podemos ceder los presentes Términos en relación con una fusión, adquisición o venta de activos. Usted no puede ceder sus derechos bajo los presentes Términos sin nuestro consentimiento previo por escrito.
• Modificaciones: Podemos actualizar los presentes Términos con un preaviso de 30 días. El uso continuado después de la fecha de entrada en vigor constituye aceptación. Las modificaciones sustanciales se comunicarán por correo electrónico y mediante un aviso en la Plataforma.
• Fuerza mayor: Ninguna de las partes será responsable por retrasos o incumplimiento debido a circunstancias fuera de su control razonable.

18. Información de Contacto

Para preguntas sobre los presentes Términos:

• Correo electrónico: legal@scovai.com
• Operador: OmniSage LLC, New Mexico, USA
• Entity ID: 0008015447
• Sitio web: scovai.com