Scovai được thiết kế với bảo vệ dữ liệu là cốt lõi. Chính sách GDPR này mô tả cách chúng tôi tuân thủ Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (EU) 2016/679 và các biện pháp bảo vệ quyền của chủ thể dữ liệu, đặc biệt là ứng viên có dữ liệu cá nhân được xử lý qua nền tảng tuyển dụng AI.
1. Vai trò của Chúng tôi theo GDPR
- Bên xử lý dữ liệu: Khi tổ chức sử dụng Scovai để quản lý tuyển dụng, chúng tôi là bên xử lý dữ liệu theo các cam kết xử lý dữ liệu tại Điều 28 GDPR được quy định trong Điều khoản dịch vụ Nhà tuyển dụng của chúng tôi.
- Bên kiểm soát dữ liệu: Đối với khách truy cập website, ứng viên trực tiếp và chủ tài khoản.
2. Bảo vệ Dữ liệu theo Thiết kế và Mặc định
Theo Điều 25 GDPR, Scovai triển khai:
- Cách ly multi-tenant: Dữ liệu mỗi tổ chức được cách ly logic
- Thu thập dữ liệu tối thiểu: Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết
- Giả danh hóa: Embedding vector không thể đọc được và không thể đảo ngược
- Kiểm soát truy cập: RBAC theo vai trò (Admin, Recruiter, Candidate)
- Mã hóa: TLS cho dữ liệu truyền tải, AES-256-CBC cho thông tin nhạy cảm
3. Quản lý Đồng ý
Hệ thống quản lý đồng ý tích hợp:
- Ghi nhận đồng ý chi tiết cho từng mục đích xử lý
- Duy trì nhật ký kiểm toán đầy đủ
- Cho phép ứng viên rút lại đồng ý bất cứ lúc nào
- Tự động hạn chế xử lý khi đồng ý bị rút lại
4. Biện pháp Bảo vệ Ra quyết định Tự động (Điều 22)
4.1 Không có Quyết định Hoàn toàn Tự động
Nền tảng là công cụ hỗ trợ quyết định. Kết quả AI là khuyến nghị cho nhà tuyển dụng.
4.2 Giải thích được
Mọi điểm AI đều kèm lý giải XAI bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
4.3 Quyền Phản đối
Ứng viên có thể yêu cầu con người xem xét lại qua module tuân thủ.
4.4 Giám sát Thiên kiến
Giám sát tự động phân tích mẫu chấm điểm AI theo nhóm nhân khẩu học.
5. Quyền của Chủ thể Dữ liệu
| Quyền | Điều GDPR | Cách Scovai Hỗ trợ |
|---|---|---|
| Truy cập | Điều 15 | Ứng viên xem dữ liệu qua hồ sơ. Tenant xuất qua module tuân thủ. |
| Chỉnh sửa | Điều 16 | Ứng viên chỉnh sửa trực tiếp hồ sơ. |
| Xóa | Điều 17 | Yêu cầu xóa qua module tuân thủ với ghi nhật ký. |
| Hạn chế | Điều 18 | Hạn chế xử lý theo từng ứng viên. |
| Di chuyển | Điều 20 | Xuất dữ liệu JSON qua module tuân thủ hoặc API. |
| Phản đối | Điều 21 | Phản đối qua cài đặt đồng ý. |
| Quyết định tự động | Điều 22 | Yêu cầu xem xét của con người. Xem Mục 4. |
6. Cam kết Xử lý Dữ liệu (Điều 28 GDPR)
Mọi quan hệ Tenant đều được điều chỉnh bởi các cam kết tại Điều 28 GDPR, quy định trong Điều khoản dịch vụ Nhà tuyển dụng của chúng tôi, xác định đối tượng, mục đích, loại dữ liệu và nghĩa vụ.
7. Quy trình Vi phạm Dữ liệu
Khi có vi phạm, Scovai sẽ thông báo Tenant trong 72 giờ, cung cấp thông tin chi tiết và hỗ trợ thông báo.
8. Bên Xử lý Phụ
- Xử lý AI: Các bên xử lý phụ được nêu tên — Anthropic và OpenAI — theo thỏa thuận xử lý dữ liệu, qua một cổng được cấu hình tập trung và kiểm toán; dữ liệu API không được dùng để huấn luyện mô hình
- Giọng nói và embedding: Chuyển giọng nói thành văn bản, văn bản thành giọng nói và embedding văn bản sử dụng OpenAI API, được định tuyến qua một cổng cấu hình tập trung và kiểm toán, theo các điều khoản xử lý dữ liệu tương đương.
- Hạ tầng: Dữ liệu ứng viên được lưu trên máy chủ của chính chúng tôi trong Khu vực Kinh tế Châu Âu
Cổng được kiểm toán (OpenRouter) có thể định tuyến một số tác vụ AI phụ trợ đến các nhà cung cấp mô hình bổ sung đã được thẩm định, theo cùng các thỏa thuận xử lý dữ liệu và cùng ràng buộc không dùng dữ liệu để huấn luyện mô hình.
9. Lưu giữ và Xóa Dữ liệu
Thời gian lưu giữ có thể tùy chỉnh bởi Tenant. Bản ghi và bản chép lời phỏng vấn được xóa tự động khi hết hạn lưu giữ. Các dữ liệu ứng viên và đơn ứng tuyển khác được xóa thông qua quy trình quản trị dữ liệu của chúng tôi, kể cả theo yêu cầu qua mô-đun tuân thủ hoặc yêu cầu xóa dữ liệu.
10. Liên hệ Đội Bảo vệ Dữ liệu
Email: privacy@scovai.com
